مدرستي
الاقتصاد🎓 هدف البكالوريا

المناجمنت (علم التسيير) الرقابة

الرقابة — خصائص الرقابة الفعالة

🔊 المعلّمة تقرأ لك
قد تصل إلى المسؤول معلومات صحيحة، لكنّها متأخّرة أو معقّدة، فلا يستطيع أن يتّخذ قراره في الوقت المناسب. فما الخصائص التي يجب أن تتّصف بها عملية الرقابة حتى تكون فعّالة؟
🎓في نهاية هذا الدرس ستكون قادرا على:
  • إظهار خصائص عملية الرقابة الفعّالة
  • تحديد الخاصّية التي لم تتوفّر في عملية رقابة، في وضعية معيّنة
🔑يفترض هذا الدرس أنّك تتقن:
  • مراحل عملية الرقابة: تحديد المعايير، وقياس الأداء، والمقارنة، وتحليل أسباب الانحرافات واتخاذ القرارات
  • المعلومات واتخاذ القرار في المنظمة

1 ـ خصائص عملية الرقابة الفعّالة

حتى تكون عملية الرقابة فعّالة على كلّ المستويات، يجب أن تتّصف بستّ خصائص: أربع منها تتعلّق بالمعلومات، واثنتان بعملية الرقابة ونظامها.

خصائص تتعلّق بالمعلومات:
  • أن تكون المعلومات المقدَّمة خالية من الأخطاء
  • أن تكون المعلومات المقدَّمة واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات، لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن
  • أن تُقدَّم المعلومات في الوقت المناسب، لأنّ أيّ تأخير يُفقد المعلومة قيمتها، ويضيّع على المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب
  • السرعة في تداول المعلومات وانتقالها بين مختلف المستويات
خصائص تتعلّق بعملية الرقابة ونظامها:
  • أن تكون عملية الرقابة مرنة، بحيث يمكن تعديلها إذا تغيّرت بعض الظروف
  • أن يتّصف نظام الرقابة بالاقتصاد في التكاليف

2 ـ الخصائص في وضعيات

لنتعرّف على هذه الخصائص في وضعيتين من مؤسسة، والحلّ يبيّن في كلّ مرّة الخاصّية التي لم تتوفّر.

مثال 1: عيب في المنتجات

ظهر عيب في بعض المنتجات أثناء عملية الإنتاج، ولم يُعلَم مسؤول الإنتاج بذلك حالا. المطلوب: ما خاصّية الرقابة الفعّالة التي لم تتوفّر هنا؟ وما الذي يترتّب على ذلك؟

الحل

لم تُقدَّم المعلومة في الوقت المناسب: فأيّ تأخير يُفقد المعلومة قيمتها، ويضيّع على المنظمة فرصة استغلالها في الوقت المناسب.

ويؤدّي ذلك إلى تزايد كمية المنتجات المعيبة، لأنّ مسؤول الإنتاج لم يُعلَم بالعيب حالا.

مثال 2: أيّ خاصّية تنقص؟

في كلّ حالة من الحالات الأربع، خاصّية من خصائص الرقابة الفعّالة لم تتوفّر: (أ) تقرير رقابي فيه أخطاء في الأرقام المقدَّمة؛ (ب) تقرير طويل ومعقّد، تأخّر بسببه اتخاذ القرار؛ (ج) نظام رقابة لم يمكن تعديله حين تغيّرت ظروف السوق؛ (د) نظام رقابة مكلف جدّا للمؤسسة. المطلوب: حدّد الخاصّية التي لم تتوفّر في كلّ حالة.

الحل
الحالةالخاصّية التي لم تتوفّر
(أ)أن تكون المعلومات المقدَّمة خالية من الأخطاء
(ب)أن تكون المعلومات واضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات، لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن
(ج)أن تكون عملية الرقابة مرنة، بحيث يمكن تعديلها إذا تغيّرت بعض الظروف
(د)أن يتّصف نظام الرقابة بالاقتصاد في التكاليف
الخاصّية التي لم تتوفّر في كلّ حالة
في امتحان البكالوريا تُختبر هذه المعارف في صيغ مثل: «اذكر خصائص عملية الرقابة الفعّالة»، «لماذا يجب أن تُقدَّم المعلومات في الوقت المناسب؟»، «حدّد الخاصّية التي لم تتوفّر في الوضعية». احتفظ جاهزا بثلاثة عناصر: ① الخصائص الأربع التي تتعلّق بالمعلومات: خالية من الأخطاء، وواضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات، ومقدَّمة في الوقت المناسب، وسريعة التداول بين المستويات؛ ② الخاصّيتان اللتان تتعلّقان بعملية الرقابة ونظامها: المرونة، والاقتصاد في التكاليف؛ ③ تعليل الوقت المناسب: أيّ تأخير يُفقد المعلومة قيمتها ويضيّع على المنظمة فرصة استغلالها. ⚠️ خطأ يجب تجنّبه: أن تكتفي بصحّة المعلومات، مع أنّ المعلومة الصحيحة المتأخّرة أو المعقّدة لا تحقّق رقابة فعّالة.
نتيجة — حتى تكون عملية الرقابة فعّالة على كلّ المستويات، يجب أن تتّصف بستّ خصائص: أن تكون المعلومات المقدَّمة خالية من الأخطاء، وواضحة ودقيقة وخالية من التعقيدات لاتخاذ القرار في أسرع وقت ممكن، وأن تُقدَّم في الوقت المناسب لأنّ أيّ تأخير يُفقدها قيمتها، وأن تُتداول بسرعة بين مختلف المستويات؛ وأن تكون عملية الرقابة مرنة يمكن تعديلها إذا تغيّرت بعض الظروف، وأن يتّصف نظامها بالاقتصاد في التكاليف.

الصفحة 1/3

© مدرستي — هذا الدرس من تأليف مدرستي · madrassati.net